Notifications

Vidéo d'explication

Objectif

Définir comment configurer les notifications afin que les gestionnaires et administrateurs reçoivent les bonnes alertes, au bon moment, selon les bons critères. Cette procédure permet de réduire le bruit des notifications et d’assurer un suivi efficace des demandes et événements RH.

1. Accéder à la section Notifications

• Ouvrir la section Notifications dans le système.
• Repérer l’option Recevoir les notifications pour les catégories suivantes.
• Examiner les catégories disponibles avant de modifier les paramètres.

2. Choisir le type de réception des notifications pour les demandes de vacances

• Aller à la catégorie Demande de vacances pour les employés suivants.
• Déterminer si les notifications doivent être reçues pour :
• • un niveau hiérarchique;
  • une attribution spécifique.
• Lire chaque option avant de sélectionner celle qui correspond au poste ou au rôle visé.

3. Sélectionner le mode de filtrage le plus adapté

• Utiliser le menu déroulant pour choisir le mode de gestion le plus approprié.
• Pour un rôle comme super administrateur, sélectionner une portée plus large si nécessaire.
• Valider que le choix correspond bien aux responsabilités du poste.

4. Configurer les notifications par emplacement ou par groupe

• Si la gestion est faite par attribution spécifique, sélectionner les emplacements concernés.
• Exemple de configuration possible :
• • bureau de Boucherville;
  • bureau de Québec;
  • laisser certains emplacements, comme USA, désélectionné si nécessaire.
• Il est aussi possible de filtrer par groupe selon les besoins.

5. Comprendre l’impact du choix entre employés spécifiques et groupe

• Lire la description de la section pour confirmer le mode choisi.
• Si vous sélectionnez des employés spécifiques :
• • seuls les employés déjà existants seront inclus;
  • les nouveaux employés ajoutés plus tard ne recevront pas automatiquement les notifications.
• Si vous sélectionnez un groupe :
• • les nouveaux employés ajoutés au groupe seront inclus automatiquement.

6. Configurer les notifications pour les demandes de remboursement

Aller à la catégorie Demande de remboursement pour les employés suivants.

• Déterminer si les notifications doivent être envoyées pour :
• • tous les employés;
  • les employés d’un niveau hiérarchique donné;
  • d’autres critères disponibles selon la configuration.
• Appliquer la même logique de sélection que pour les vacances.

7. Répéter la configuration pour les autres catégories RH

• Vérifier et configurer les autres sections de notifications, notamment :
• • Alerte des employés;
  • Certifications;
  • Périodes;
  • Suivis disciplinaires.
• Adapter chaque catégorie selon les besoins du poste et du service.

8. Regrouper les notifications dans un courriel journalier

Choisir si les notifications doivent être envoyées :

• à chaque événement;
• ou dans un seul envoi quotidien.
• Privilégier le regroupement des notifications pour réduire le volume de courriels.
• Activer l’option de combinaison des notifications lorsque disponible.

9. Définir l’heure d’envoi du courriel récapitulatif

!Sélectionner une heure d’envoi fixe pour le courriel journalier.

• Exemple recommandé : 9 h du matin.
• Choisir une heure qui permet au gestionnaire ou à l’administrateur de consulter les alertes dès le début de la journée.

10. Valider la configuration et confirmer l’usage opérationnel

• Vérifier que les catégories, les filtres et l’heure d’envoi sont correctement configurés.
• Confirmer que l’administrateur ou le gestionnaire recevra un résumé clair des actions des employés.
• Sauvegarder les paramètres avant de quitter la section.

• Ne pas sélectionner uniquement des employés spécifiques si vous souhaitez inclure automatiquement les nouveaux arrivants.
• Vérifier attentivement les emplacements et groupes cochés pour éviter d’envoyer des notifications à des personnes non concernées.
• Éviter l’envoi de notifications à chaque événement si un courriel journalier suffit, afin de réduire la surcharge de messages.
• S’assurer que l’heure choisie pour le récapitulatif correspond bien au début de la journée de travail du gestionnaire.

• Utiliser les groupes plutôt que des employés individuels lorsque la composition de l’équipe change souvent.
• Standardiser une heure d’envoi, comme 9 h, pour faciliter la lecture quotidienne des alertes.
• Configurer les catégories une seule fois par rôle, puis répliquer la logique pour les autres sections similaires.
• Préférer une configuration par niveau hiérarchique pour les postes ayant une portée large, comme les super administrateurs.

Mis à jour le : 17/07/2026